La GED ou Gestion Électronique des Documents est un système informatique de gestion des documents numériques. Ce système est intégré à un logiciel GED d’entreprise, souvent disponible sous forme d’application pour smartphones et tablettes.
La GED permet la numérisation de documents papier, mais aussi la dématérialisation des processus métier qui y sont liés. La Gestion Électronique des Documents utilise des outils et des fonctionnalités pour gérer toutes les étapes du cycle de vie d’un document numérique : création ou acquisition du document (ex : numérisation) ; stockage, indexation et organisation du document électronique ; gestion de la sécurité des données du document électronique ; recherche, consultation du document électronique et échange des informations ; archivage électronique du document durant son délai de conservation.
À l’ère du numérique, les entreprises génèrent une grande quantité de documents électroniques. Des factures aux contrats, en passant par les dossiers des employés et les données des clients, ces documents sont essentiels aux opérations quotidiennes. Cependant, la gestion de tous ces documents entre les services peut être un vrai défi. C’est là que la gestion des documents électroniques entre en jeu. La gestion électronique des documents (GED) est un système qui aide les entreprises à organiser, stocker et partager des fichiers numériques. En utilisant la GED, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité et leur productivité, tout en réduisant le risque de perte de données. Dans l’environnement commercial concurrentiel d’aujourd’hui, la GED est un outil essentiel pour toute organisation.
Les systèmes de GED se présentent sous différentes formes et tailles, mais offrent tous des avantages similaires. L’un des avantages les plus importants est que les systèmes de GED peuvent aider les entreprises à réduire le risque de perte de données. En organisant les fichiers et en traçant les modifications (avec un historique des modifications), les systèmes de GED facilitent la recherche et la récupération des fichiers perdus. Ils facilitent également le suivi des personnes qui ont apporté des modifications à un document et du moment où elles ont été effectuées. Cela peut être utile en cas de litige ou de conformité réglementaire.
Un autre avantage important de la GED est l’amélioration de l’efficacité et de la productivité. Avec un système de GED en place, les employés peuvent trouver les documents plus rapidement, peu importe l’heure ou l’endroit où ils se trouvent. Cela peut conduire à une plus grande précision et à une diminution des erreurs. Les systèmes de GED peuvent également aider les entreprises à partager plus facilement les documents, ce qui permet de gagner du temps et d’améliorer la communication.
Globalement, la gestion électronique des documents est un outil essentiel pour toute entreprise qui cherche à améliorer son efficacité et sa productivité tout en réduisant le risque de perte de données.
